ArkOttica Build
La soluzione completa per la gestione degli studi tecnici
Grazie alle sue funzionalità avanzate, ArkOttica Build è uno strumento completo, flessibile e facilmente personalizzabile, che permette di organizzare in modo efficiente tutti i documenti, i disegni, i progetti, le immagini, le attività e le informazioni legate ai progetti, semplificando il lavoro del progettista moderno, garantendo allo stesso tempo la sicurezza e l’integrità dei dati e migliorando la produttività e la qualità del lavoro.
ArkOttica Build permette di gestire tutte le fasi di un progetto, dalla sua creazione alla sua conclusione e archiviazione, fornendo strumenti avanzati creando una struttura ad albero per ogni cliente, commessa e progetto contenente tutti i relativi documenti, disegni e fasi progetto. L’utente ha la possibilità di variare in ogni momento la struttura ad albero a seconda delle esigenze del singolo cliente o del singolo progetto. E’ possibile gestire qualsiasi tipo di progetto.
La nostra piattaforma è stata pensata per coprire tutte le esigenze del progettista moderno e può essere utilizzata per archiviare documenti di qualsiasi tipo, anche quelli che non riguardano strettamente i progetti come fatture, offerte, ordini, note spese, ddt, manuali, capitolati, e così via.
La nostra piattaforma consente di gestire le email e le pec in modo integrato sia tramite un webmail, sia con una archiviazione delle email/pec sui singoli progetti. Inoltre, è possibile gestire gli appuntamenti e le attività dello studio tramite un calendario condiviso, generare una rendicontazione e automatizzare i processi aziendali tramite il WorkFlow.
CARATTERISTICHE
Gestione anagrafiche
ArkOttica Build permette di creare e gestire anagrafiche aziende e nominativi in modo semplice ed intuitivo. L'utente può personalizzare in autonomia l'anagrafica aggiungendo campi personalizzati per soddisfare le specifiche esigenze del proprio studio tecnico. Il sistema permette di inserire tutti i recapiti telefonici, email, pec, cellulare, ecc., oltre ai documenti legati a quella specifica anagrafica, come carta d'identità e visura camerale. Grazie alla gestione delle anagrafiche, è possibile associare più nominativi o aziende a diverse commesse o progetti, semplificando così la gestione dei progetti e la loro ricerca.
Creazione e gestione della commessa
Una volta che l'utente crea una commessa (progetto), inserendo i dati relativi al cliente, il titolo della commessa, la descrizione, la data, il tipo di commessa, il responsabile, lo stato, il template (modello), il progettista, il collaboratore, il comune e l'indirizzo dei lavori, viene creata automaticamente la struttura ad albero contenente tutte le informazioni standard a seconda del template scelto. Alla commessa è possibile associare più nominativi o aziende. Inoltre, è possibile allegare documenti e tenere traccia delle versioni dei documenti.
Gestione progetti e documenti
Con Arkottica Build può essere gestito qualsiasi tipo e formato di progetto, disegno, immagine, relazione, capitolato o documento. La piattaforma permette di creare una struttura ad albero, per ogni cliente, commessa o progetto, in cui archiviare i documenti. Con la funzionalità di check-out e check-in, le attività sono tracciate con la certezza di lavorare sempre sulla versione più recente del documento. Tutte le versioni sono archiviate fornendo la storia completa del documento ed è possibile ripristinare una versione precedente.
Ricerca rapida e ricerca avanzata
La piattaforma dispone di funzioni di ricerca che consentono di trovare rapidamente i documenti necessari utilizzando parole chiave, tags, categorie, nominativi, responsabile, progettista e molto altro. ArkOttica Build implementa un motore di ricerca anche sui contenuti dei documenti, quindi è sempre possibile ricercare qualsiasi parola o codice che sia presente nel testo dei documenti.
Collaborazione
ArkOttica Build facilita la collaborazione tra i membri del team degli studi tecnici. Gli utenti possono condividere documenti, disegni e progetti con altri membri del team e monitorare lo stato di avanzamento delle attività. Inoltre, ArkOttica Build offre funzionalità di commento e di feedback, che consentono di tenere traccia dei feedback degli altri membri del team e di gestire i progetti in modo più efficace.
Anteprime dei documenti
Per garantire la massima compatibilità e flessibilità, la nostra piattaforma funziona su qualsiasi dispositivo e genera anteprime dei documenti in modo che siano visibili anche da remoto senza bisogno di particolari software installati.
Firme digitali
La piattaforma ArkOttica Build per gli studi tecnici permette di apporre firme digitali sui documenti in modo massivo senza la necessità di tessere, lettori, smartcard, token, ecc. Questa funzionalità permette di risparmiare molto tempo in modo semplice e sicuro anche da remoto. In questo modo, è possibile firmare i documenti in modo rapido ed efficiente, senza dover necessariamente recarsi in ufficio o posizionarsi su uno specifico PC.
Funzionalità estese
La piattaforma permette di esportare i dati in Excel, stamparli e gestirli in modo massivo. Dalla piattaforma è sempre possibile inviare email, PEC, SMS, fax, Postel, tenendo traccia di tutte le ricevute e di tutti gli invii effettuati. Inoltre, offre la possibilità di applicare timbri sui documenti PDF, dividerli, unirli, inserire password, e molto altro ancora. Un’altra funzionalità molto utile è quella di poter impostare degli alert, notifiche e allarmi di vario tipo (email, pec, sms, web) sui documenti e sui progetti in modo da essere avvisati in caso di scadenze, o rimanere aggiornati sullo stato e sull’avanzamento del progetto o altro.
Sicurezza
ArkOttica Build offre un alto livello di sicurezza e protezione dei dati. La soluzione offre un accesso sicuro ai documenti e ai progetti solo ai membri del team autorizzati. Inoltre, consente di impostare diversi livelli di autorizzazione per i membri del team, in modo da garantire che solo le persone giuste abbiano accesso ai documenti e ai progetti.
Integrazione
ArkOttica Build è in grado di integrarsi con i principali software utilizzati dagli studi tecnici, con i principali software gestionali e con i principali software di produzione personale (Word, Excel, ecc.). In questo modo, i documenti possono essere facilmente archiviati e condivisi all'interno della piattaforma.
Attività e calendario
ArkOttica Build consente di creare attività tramite un calendario condiviso, di assegnarle a membri del team e di monitorare il progresso delle attività. Inoltre, grazie alla funzione di reporting, è possibile generare report e rendicontazioni sui progetti e sulle attività svolte. Tutte queste funzionalità rendono ArkOttica Build un'ottima scelta per gli studi tecnici che cercano una soluzione di gestione documentale e di progetto avanzata e user-friendly.
Workflow
Arkottica Build consente di creare e personalizzare i flussi di lavoro adattandoli alle esigenze del progetto, assegnare compiti, gestire le scadenze e monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento dei progetti del team dello studio tecnico.
MODULI ARKOTTICA BUILD:
SISTEMA DI GESTIONE STUDI TECNICI E PROGETTI
Consente agli studi tecnici di gestire i propri progetti, attività e documenti, organizzando le informazioni in modo strutturato e fornendo una visione d'insieme delle attività in corso.
SISTEMA GESTIONE DOCUMENTALE
Permette di gestire i documenti in modo efficace, semplificando l'archiviazione, la ricerca, la condivisione e la modifica dei documenti.
FUNZIONALITÀ ESTESE DI GESTIONE DOCUMENTALE
Permette di esportare i dati in Excel, stamparli e gestirli in modo massivo. Consente di inviare email, PEC, SMS, fax, Postel, tenendo traccia di tutte le ricevute e di tutti gli invii effettuati. Inoltre, offre la possibilità di applicare timbri sui documenti PDF, dividerli, unirli, inserire password, e molto altro ancora.
WEBMAIL
Consente di accedere alle email direttamente dalla piattaforma, semplificando la gestione e l’archiviazione delle comunicazioni.
ARCHIVIAZIONE e CONSERVAZIONE EMAIL/PEC
Consente di archiviare le email e le PEC in modo sicuro e affidabile, garantendo la loro disponibilità e la conformità alle normative.
ATTIVITÀ e CALENDARIO
Consente di pianificare e monitorare le attività e gli impegni, fornendo una visione d'insieme dei compiti da svolgere e delle scadenze da rispettare.
WORKFLOW (Business Process Management)
Consente di automatizzare i processi dello studio e dei progetti, semplificando i flussi di lavoro e riducendo gli errori e i tempi di attesa.
FIRMA DIGITALE E REMOTA
Consente di apporre una firma digitale sui documenti, garantendo l'integrità, l'autenticità e la validità legale dei documenti firmati senza necessità di smartcard o token anche da remoto.
FIRMA GRAFOMETRICA
Consente di acquisire la firma grafometrica dei documenti, garantendo l'autenticità e la validità legale dei documenti firmati.
CONSERVAZIONE DIGITALE e SOSTITUTIVA
Consente di conservare i documenti in formato digitale garantendone l'integrità, la disponibilità e la conformità alle normative eliminando la carta.
SPEDIZIONE MASSIVA DOCUMENTI
Consente di inviare documenti, quali comunicazioni, newsletter, estratti conto, circolari, ecc, in modo massivo a un grande numero di destinatari contemporaneamente, senza dover effettuare operazioni manuali ripetitive.
FATTURAZIONE ELETTRONICA E ORDINI NSO
Consente di emettere, ricevere e conservare fatture elettroniche e ordini NSO, semplificando la gestione delle attività amministrative.
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