A partire da gennaio 2004 la legislazione italiana ha introdotto la possibilità di archiviare e conservare, in forma digitale, gran parte dei documenti aziendali.
In particolare tutti i documenti con valenza tributaria, quali: fatture attive e passive, documenti di trasporto, libri giornali ed IVA, Libro Unico del Lavoro. Tali procedure sono identificate come Conservazione Sostitutiva e costituiscono una base fondamentale per la Fatturazione Elettronica.
Il software di conservazione sostitutiva Arkottica consente di smaterializzare i documenti cartacei con notevole riduzione di spazio occupato, spese per materiali di consumo e, soprattutto, con un consistente risparmio di tempo nella gestione degli archivi documentali, nella ricerca e nella fascicolazione dei dati.
Tutto il flusso di gestione prevede però una procedura rigida, che richiede la firma digitale dei documenti (attraverso una smart-card rilasciata da un ente certificato) e la marcatura temporale effettuata via internet su un’authority riconosciuta.
Arkottica, con il software di conservazione sostitutiva, permette di effettuare tutti questi passaggi in modo automatizzato e sicuro, garantendo archiviazione e conservazione sostitutiva, a norma di legge e con il minor impatto operativo sull’azienda.
E’ possibile accedere ai demo con i seguenti account:
utente: utente_a – password: demo
utente: utente_b – password: demo
Vantaggi
Completo
Puoi effettuare, in modo rapido e completo, il processo di conservazione sostitutiva, riducendo al minimo l'uso della carta e il tempo dedicato alla gestione dei documenti.
Sicuro
Hai la certezza di adempiere a tutti i passaggi previsti dalla normativa, senza doverti occupare di fare controlli e monitorare le modalità di archiviazione
Intelligente
Perché, oltre a conservare i documenti in modo razionale, il sistema ti permette di archiviarli con modalità che consentono di effettuare ricerche immediate e intuitive.
Funzionalità
Documenti che è possibile conservare in formato elettronico:
- Libro giornale
- Libro inventari
- Altre scritture richieste da natura e dimensioni impresa
- Lettere e telegrammi ricevuti e spediti
- Fatture ricevute e emesse
- Registri IVA
- Libro cespiti ammortizzabili
- Scritture di magazzino
- Telefax e email
- Contratti e atti societari
- Ricevute fiscali
- Estratti conto
- Mastrini di stato e avanzamento lavori
- Procedure automatiche conformi alla normativa
- Gestione a lotti
- Processo di firma digitale e marcatura temporale massivo
- Strumenti per il Responsabile della Conservazione
- Creazione (opzionale) di DVD contenente documenti e software per la navigazione in archivio.