Il software di gestione documentale Arkottica è stato sviluppato per archiviare in modo ordinato e razionale i documenti aziendali di qualsiasi tipo e formato, sia prodotti internamente, sia di provenienza esterna.
Ma non solo. Il software di gestione documentale è anche uno strumento efficace per aggiornare la forza vendita (per esempio su budget, novità, listini) e avere una comunicazione efficace con clienti e fornitori, permettendo loro di accedere ad aree riservate nelle quali possono consultare documenti, fatture, conferme d’ordine.
E’ possibile accedere ai demo con i seguenti account:
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LA GESTIONE DOCUMENTALE
Il software di gestione documentale si basa su un database che archivia ogni documento e lo identifica con una serie di parole chiave utili per effettuare ricerche, aggregare i documenti secondo diversi criteri e definire le relazioni fra i vari file. Una soluzione che consente non solo di ritrovare velocemente ogni documento ma anche di ricostruire l’iter di produzione di ogni file.
I DATI
I dati possono essere immessi nel sistema sia manualmente sia attraverso importazione automatica, grazie alla possibilità di interfacciare il sistema con gestionali interni e applicativi. Tutto ciò si traduce in un notevole risparmio di tempo e una più facile gestione del processo di archiviazione.
LA SOLUZIONE
Con il software di gestione documentale Arkottica, la soluzione viene configurata in funzione delle specifiche necessità dell’azienda, in particolare permette di definire con precisione la struttura delle cartelle e dei dati così come delle parole chiave necessarie alla ricerca dei documenti.
Vantaggi
Tutti i documenti
Il sistema accetta tutti i tipi di documenti prodotti dall’azienda (file Word, Excel, Power Point, PDF, ecc.), emessi tramite posta elettronica o generati con la scannerizzazione di documenti cartacei.
Un solo server
ArkOttica si basa su un sistema web based. Questo significa che in unico server risiedono sia il software che l’archivio dati e il personale può accedere via web, con un qualsiasi browser, avendo subito la possibilità di operare sul software o effettuare ricerche in archivio.
Profili differenziati
L'amministratore del sistema (la tua azienda) può creare profili utente con diversi permessi. In altri termini può decidere cosa mostrare a ogni utente e su quali cartelle farlo operare. Una soluzione che permette di tenere sempre tutto sotto controllo ma di aprire Arkottica anche a un uso esterno.
Funzionalità
Standard
- Menu dinamici e accessi differenziati in base agli utenti
- Motore di ricerca interno in stile Google
- Inserimento documenti guidato e funzione anteprima
- Criptazione dei documenti con chiave RSA
- Archivio aziendale suddivisibile per aree logiche (es. produzione, amministrazione, assistenza ecc).
- Possibilità di inserimento e gestione di qualunque tipologia di documenti
- Configurabilità completa dei campi usati per caratterizzare ciascuna tipologia di documento delle modalità di visualizzazione
- Inserimento dei documenti con copia/incolla oppure mediante procedure automatiche d’interfacciamento con altri applicativi
- Indicizzazione automatica di ciascun documento inserito
- Possibilità di definire relazioni fra documenti e organizzarli in fascicoli.
- Ricerca con filtri sui campi o sui contenuti dei documenti con motore di ricerca testuale
- Operazioni su singolo elemento o su selezioni multiple
- Rubriche per contatti e aziende
- Invio dei documenti mediante Email, PEC, Fax, Sms, Postel, Nexive, Tnt Post
Opzionali
- Barcode per import intelligente e rapido di documenti scannerizzati, etichettati con barcode o altro identificativo.
- OCR per estrazione informazioni dai documenti scannerizzati ed utilizzazione dei dati per archiviazione.
- EDI analisi del documento, estrazione informazioni ed invio ad applicativi.
- Archiviazione email con procedure automatiche e/o manuali
- Webmail integrata con la piattaforma e con le proprie rubriche. Da ogni contatto è possibile verificare le mail inviate e/o ricevuto e risalire a tutti gli allegati
- Import/Export documenti e dati tramite interfaccia standard (webservice, file xls, csv, html)
- Creazione di un documento da modelli precostituiti e loro inserimento automatico in archivio sulla base del contenuto inserito
- Interfaccia con gestionale e/o database esterni per import diretto o tramite interfaccia https.
- Firma digitale
- Firma grafometrica
- Protocollo informatico
- Gestione delle revisioni