Sebach: conservazione sostitutiva e fatturazione per la PA
Un’azienda di grandi dimensioni e l’enorme mole di documenti prodotti. La scelta di affidarsi ad Arkottica per la conservazione sostitutiva e i benefici ottenuti
Sebach è l’azienda leader in Italia nella fornitura di bagni mobili, con un’articolazione che conta oggi oltre 80 concessionari, più di 1.500 punti noleggio e movimenta circa 25.000 bagni mobili al giorno. Un mercato che abbraccia tutta la Penisola e che conta un parco clienti estremamente variegato, composto da aziende private di diverse dimensioni e da una moltitudine di enti pubblici. Non solo: negli ultimi anni il mercato di riferimento di Sebach si è allargato oltre i confini nazionali, in particolar modo in Franca e in India. Questa ramificazione, e un volume d’affari di tale portata, ha visto crescere in modo esponenziale la mole di documenti prodotti dall’azienda e, di conseguenza, la necessità di inviare, archiviare e conservare i documenti stessi. Basti pensare che, ogni anno, Sebach invia circa 250.000 documenti (circa 835 documenti per giorno lavorativo).
Sebach ha cercato la nostra azienda per rispondere a una evidente necessità di archiviazione e organizzazione dei documenti, in modo da migliorare l’efficienza interna, da rispondere alle norme previste dal settore e da liberare spazio fisico all’interno della sede centrale. La soluzione che abbiamo messo a punto in accordo con la committenza prevede la fornitura del software Arkottica configurato in funzione degli effettivi flussi di lavoro dell’azienda, in particolare per l’invio di documenti e per la loro conservazione sostitutiva. A queste funzionalità è stato aggiunto il modulo per la fatturazione elettronica che ha permetto a Sebach di allinearsi alle nuove norme sulla fatturazione verso la pubblica amministrazione e di risparmiare tempo, risorse e spazio, anche per tutta l’attività svolta nei confronti di enti pubblici.
Risultati ottenuti
L’uso di Arkottica ha avvitato un processo di riorganizzazione dei flussi di lavoro che ha visto la nostra azienda essere parte attiva anche in termini di consulenza. Il processo di riorganizzazione, durato alcune settimane, ha consentito di migliorare in modo sensibile i tempi di elaborazione, gestione e recupero dei documenti, liberando risorse che sono state impiegate in ambiti più strategici per il fatturato dell’azienda stessa. Il risparmio di tempo si è riscontrato principalmente nella fase di conservazione sostitutiva e di ricerca documenti che ha superato l’archiviazione fisica e che adesso viene svolta attraverso semplici keywords o tramite filtri classici (anno, mese, tipologia). Arkottica, infine, è stato interfacciato con le mail e con gli altri sistemi di invio-documenti utilizzati dall’azienda in modo che il flusso di conservazione possa avvenire in modalità completamente automatica.